Dovete organizzare una conferenza, ma siete ancora in alto mare? Sicuramente non siete le prime persone a cui capita una cosa del genere: mettere in piedi una conferenza, un congresso o un evento non è un’impresa facile.

Dalla scelta dell’argomento a quella del posto giusto, dalla selezione degli ospiti a quella dell’ambientazione… la vasta gamma di possibilità sembra dare più problemi che altro. L’imbarazzo della scelta, però, non deve essere un ostacolo! Facendo fin da subito un po’ di chiarezza sull’argomento e il motivo stesso per cui organizzare il vostro incontro, i primi passi saranno già risolti.

Meglio stilare una bella lista di obiettivi da seguire e dividerli in tanti piccoli compiti facilmente realizzabili, che ci aiutino a portare avanti il lavoro con tutta la calma di cui abbiamo bisogno. Uno dei primi compiti da portare a termine sarà sicuramente trovare un luogo strategico dove tenere una conferenza perfetta.

Se siete alla ricerca sul modo migliore per organizzare una conferenza, continuate pure a leggere e scegliete la sala perfetta per il vostro incontro!

Una volta scelto l’argomento della vostra conferenza, bisogna essere chiari fin da subito sugli obiettivi che volete raggiungere e, soprattutto, il target a cui mirate per il tipo di evento. Avrete bisogno di scegliere anche in base al genere, infatti: il target cambierà anche in base al tipo di evento. Avrete un pubblico diverso per una presentazione a differenza di una conferenza formativa, di una tavola rotonda o un assessment: e, di conseguenza, avrete bisogno di uno spazio diverso.  La scelta del tipo di pubblico a cui volete rivolgervi si rivelerà fondamentale per la buona riuscita del vostro evento!

Avere belle idee è importante, ma trovare il modo di esprimerle e divulgarle senza spendere troppo lo è ancora di più. A tal proposito, è meglio scegliere fin da subito quanto volete spendere e quanto destinare a ogni singola voce (location, decorazioni, e così via). Lasciate da parte anche un piccolo fondo per le emergenze, perché… non si sa mai!

Se state cercando di capire come organizzare una conferenza perfetta, partite dal posto: non solo la struttura, ma la sala stessa ha bisogno di rispecchiare delle caratteristiche ben precise! La prima, e forse la più importante, è la capienza: scegliete un luogo in grado di ospitare tutte le persone invitate. Questo, ovviamente, dipende anche dalla presenza prevista. Ci sono eventi che si svolgono interamente in presenza e altri in forma “ibrida”, che prevedono anche l’integrazione di un supporto tecnologico per un pubblico a distanza. Ovviamente le esigenze dello spazio varieranno a seconda delle modalità e del numero previsto di pubblico in presenza!

Una volta trovato il luogo giusto per il vostro congresso, accertatevi che tutti sappiano come raggiungerlo. Potete, ad esempio, allegare al vostro invito tutte le indicazioni per arrivare a destinazione con ogni mezzo possibile: in taxi, a piedi, con i mezzi pubblici, con l’auto. Aggiungete anche dei dettagli che possono rivelarsi utili, come la presenza di parcheggi nelle vicinanze (se non sono presenti nella struttura che avete scelto) o una piccola mappa per chi si muove con i mezzi. Se avete optato per un evento che preveda anche una parte di pubblico a distanza, assicuratevi di fare in modo che i vostri ospiti digitali abbiano tutto l’occorrente per potersi connettere all’evento.

Una volta identificato il target e scelta la sala, anche l’arredamento interno è importante: scegliete con cura banner e decorazioni perché il luogo rispecchi al meglio l’argomento chiave della conferenza. Tutto deve richiamare al soggetto della conferenza. D’altronde, è il motivo per cui i vostri ospiti sono lì!

Se la vostra conferenza prevede più ospiti e cambi continui, date a ognuno un tempo stabilito e accertatevi che le tempistiche vengano rispettate. Quando stilate la vostra scaletta temporale, tenete conto anche dei tempi tecnici per i cambi di microfono, aggiusti e quant’altro perché un eventuale problema tecnico non crei un ritardo troppo grande. E mentre vi concentrate sulla scaletta, gli ospiti e gli argomenti… pensate anche ai vostri ospiti! Ascoltare interventi di vario genere per molto tempo richiede un’adeguata dose di attenzione, ma è difficile mantenerla alta per molto tempo. Inserite anche delle pause nella vostra scaletta: queste daranno ai vostri ospiti la possibilità di sgranchirsi le gambe o rifocillarsi prima di riprendere. Che non sia troppo, ovviamente: la distrazione è dietro l’angolo!

Uno dei motivi migliori per scegliere l’Hotel Veronesi La Torre come sede del vostro congresso è la presenza del nostro ristorante interno, in grado di offrirvi un servizio adatto a ogni evento. Per la buona riuscita di un congresso, una conferenza o una riunione di qualsiasi tipo, scegliere i servizi catering più adeguati è fondamentale. L’Hotel Veronesi La Torre offre diversi servizi per ogni stile: dai cocktail standing ai pranzi o cene con servizi al tavolo, fino alle cene di gala, potrete contare su un servizio impeccabile per eventi formali o informali. Il Ristorante Signorvino la Torre offre un servizio di prima qualità utilizzando materie prime del territorio, la maggior parte delle quali a chilometro zero, in grado di rendere indimenticabile il vostro evento.

Prendete in considerazione l’idea di regalare qualcosa ai vostri ospiti. Donare a ciascuno di loro un quaderno e una penna (o una matita), che porti il nome della conferenza e che possa aiutarli a prendere appunti nel corso di quest’ultima, può rivelarsi un’idea tanto simpatica quanto utile. Scegliendo l’Hotel Veronesi La Torre come location avrete anche modo di offrire dei servizi personalizzati come il transfer con NCC o il delivery/late c.o. per ospiti VIP.