Organizzare conferenze non è mai stato un compito facile. I dettagli di cui bisogna occuparsi sono tanti, e le decisioni da prendere necessitano un’analisi approfondita. Location, scaletta dell’incontro, supporti tecnici e visivi, eventuale catering e tanto altro ancora sono gli aspetti ai quali dovrai pensare. Se hai bisogno di una mano per ordinare le tue idee su cosa significhi organizzare un meeting, sei nel posto giusto!

1. Definire l’obiettivo della tua conferenza.
Può sembrare scontato, ma il motivo dell’incontro che stai organizzando deve essere chiaro poiché tu possa prendere decisioni coerenti con il tuo scopo. Che sia una riunione di lavoro, l’occasione per lanciare un nuovo prodotto, una presentazione di nuovi collaboratori: ogni finalità porterà a scegliere una location unica e adatta per i tuoi obiettivi.

2. Scelta della modalità d’incontro
Gli ultimi anni hanno portato una grande rivoluzione per quanto riguarda il mondo dei meeting. L’avvento del Covid-19 e la conseguente impossibilità di riunire un numero considerevole di persone in uno stesso luogo hanno sdoganato l’utilizzo della modalità blended o totalmente online come nuova forma di incontro. I vantaggi per le aziende e per i partecipanti sono stati sufficienti a mantenere la pratica dei meeting a distanza anche una volta terminata la pandemia. In questo articolo ti aiuteremo a comprendere le possibilità offerte da queste modalità d’incontro e come attuarle.

3. Chi invitare e dove svolgere il meeting
Capire il numero di persone che dovranno partecipare è fondamentale. In base a questo si potranno fare ulteriori valutazioni sulla modalità di partecipazione. Infatti, nel caso debbano incontrarsi tante persone provenienti da aree diverse, eventualmente anche dall’estero, una scelta d’incontro blended sarà sicuramente la più conveniente. Se il tuo evento o una parte di esso sarà in presenza, dovrai trovare la sala perfetta. Per riuscire in questo compito, fatti aiutare dalla nostra guida su come scegliere la sala giusta per il tuo evento. Dai poi un’occhiata più specifica alle caratteristiche delle 11 sale meeting presenti all’interno della struttura di Hotel Veronesi La Torre,  troverai sicuramente la location adatta per il tuo evento. Grazie alle nuove attrezzature e ai diversi spazi disponibili, infatti, la nostra struttura è ideale per ospitare convegni e meeting.

4. Definire un’agenda e assicurarsi il materiale necessario
È importante chiarire nei dettagli cosa avverrà durante l’incontro in modo che tutti i partecipanti siano allineati. In seguito, dovrai assicurarti che ogni strumento necessario sia a disposizione. In particolare, per eventi ibridi o online, come vedremo, sono necessari molti supporti tecnici. Continua a leggere per scoprire cosa serve per una videoconferenza.

Una volta compresi quali sono i punti principali da considerare per dare forma al tuo incontro, è importante vedere cosa cambia quando si parla di organizzare una conferenza in modalità blended. Innanzitutto, di cosa si tratta? Un evento ibrido è un tipo di evento che unisce la forma d’incontro tradizionale, con persone che si ritrovano fisicamente in un luogo, a una modalità online, con persone connesse in uno spazio virtuale. Solitamente i partecipanti non presenti fisicamente si connetteranno tramite piattaforme webinar e piattaforme per meeting a distanza.

Quali sono i grandi vantaggi di questa modalità?

La crisi portata dalla recente pandemia ha mostrato come non sia così semplice riunire tante persone in un luogo. In questa modalità è possibile evitare di ritrovarsi in sale conferenze troppo affollate e coloro che non possono partecipare fisicamente per motivi di salute non dovranno rinunciare all’evento. Inoltre, la tradizionale organizzazione di eventi aziendali e meeting è sempre stata molto dispendiosa e la forma blended è un modo per sfruttare un importante taglio di costi. Infine, evitare lo spostamento di numerose persone è anche una scelta più consapevole da un punto di vista di sostenibilità ambientale.

Di seguito ti riportiamo i punti fondamentali a cui prestare attenzione per organizzare un evento blended:

1. Scegliere la location più adatta
La conferenza deve avvenire in un luogo che possieda tutti gli strumenti necessari per accogliere partecipanti in presenza e per garantire la partecipazione degli invitati in spazi virtuali. La nostra struttura, infatti, dispone di tutti gli strumenti necessari ed è collocata in un luogo strategico ed estremamente comodo da raggiungere, in aggiunta è dotata di numerosi posti auto. Le 11 sale di meeting dal design ricercato unite ai nostri supporti tecnici all’avanguardia sono la combinazione perfetta per organizzare il tuo meeting.

2. Garantirsi la tecnologia giusta
È importante assicurarsi che l’evento sia supportato da una connessione ad Internet affidabile e veloce. Inoltre, sarà necessario utilizzare una piattaforma d’incontro che funzioni al meglio. Hotel Veronesi La Torre è pronto a rispondere ad ogni tua esigenza, offrendoti:

• Una connessione wi-fi ad alta velocità presente in ogni sala
• Supporto e assistenza tecnica dei nostri tecnici che ti aiuteranno ad allestire la sala
• Un videoproiettore Epson EB-225OU, 5.000 Ansi Lumen e Schermo 220x 138, HDMI
• Un nuovo sistema integrato con: cancellazione dell’eco, microfoni di sala e telecamera HD motorizzata

Sappiamo quanto sia fondamentale evitare che un qualche disagio tecnico influenzi la riuscita del tuo evento. Ormai sono note le problematiche più comuni, come i partecipanti da remoto che non riescono a essere visibili o l’audio non abbastanza forte da raggiungere l’intera sala. Ed è proprio per evitare questi inconvenienti, che Hotel Veronesi La Torre ha deciso di integrare una nuova tecnologia con cancellazione dei rumori, microfoni di sala e telecamera motorizzata. In questo modo, anche i partecipanti da remoto potranno sentire e vedere la conferenza proprio come se fossero presenti fisicamente e non si perderanno più nessun intervento o domanda. La telecamera motorizzata permetterà infatti di inquadrare chi prende la parola, mentre i nuovi microfoni faranno sentire al meglio la voce di chi interviene con un audio perfezionato dai vari punti della sala (non solo dal tavolo relatore). Inoltre, organizzare una conferenza nella nostra struttura è ancora più semplice grazie a questa nuova tecnologia , intuitiva e dotata di interfaccia user-friendly. Tuttavia, in caso di bisogno, potrai contare sul supporto dei nostri esperti, che ti suggeriranno la miglior disposizione dei diversi ausili. Con noi potrai assicurarti la migliore qualità per il tuo meeting.

3. Sviluppare un incontro interattivo
Non trovarsi fisicamente nel luogo dell’evento rende più difficile mantenere alto il livello di attenzione. Nell’ideare le presentazioni del tuo evento è necessario fare in modo che ci sia un coinvolgimento attivo, sia dei partecipanti in presenza che di quelli online. Alcuni strumenti utili possono essere sondaggi, momenti di Q&A e slides interattive.

Una conferenza in modalità blended ti lascia la possibilità di usufruire di servizi personalizzati unici e originali. Hotel Veronesi La Torre propone infatti servizi di catering e banqueting per garantire la migliore esperienza possibile a chi prende parte alle conferenze. Dai un’occhiata alle nostre splendide sale per banqueting. Inoltre, puoi valutare i nostri servizi ‘post congress’, ideati per il team building e per rendere piacevole il tempo speso dopo la conferenza.

Come è stato detto, gli eventi ibridi danno la possibilità di riunire insieme un numero di persone molto elevato anche quando lo spazio fisico non lo consente; inoltre, se qualche ospite dovesse avere un impedimento nel raggiungere la location della conferenza, il meeting a distanza risolverebbe il problema. Se stai pensando di organizzare una riunione in modalità blended, devi sapere che otterrai un grosso vantaggio in termini di spese: i costi da sostenere saranno ridotti e potrai puntare sulla qualità dei materiali da utilizzare. Infine, anche dal punto di vista della sostenibilità ambientale, l’incontro a distanza è decisamente positivo. Esso, infatti, comporta un minor spostamento di persone e, di conseguenza, anche una diminuzione delle emissioni. Le considerazioni fatte per gli eventi ibridi sono valide in larga parte anche nel caso volessi organizzare un evento totalmente tenuto in uno spazio virtuale. Le tecnologie offerte nelle nostre sale rimangono ideali sia per ospitare dei gruppi che soltanto una persona, eventuale speaker o presentatore, che potrà collegarsi e interagire con i partecipanti all’incontro online. Non farti fermare dalla distanza e organizza subito la tua prossima conferenza con Hotel Veronesi La Torre.

Photo credits: “Stop and play srl”