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04 Maggio 2022

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Pagina iniziale Vivi Verona

Come organizzare una conferenza: dal vivo e online

Come organizzare una conferenza: dal vivo e online

Negli ultimi tempi vanno sempre più di moda le conferenze in modalità blended, ossia dal vivo e in digitale al tempo stesso: scopri come organizzarne una!

Organizzare conferenze non è mai stato un compito facile. I dettagli di cui bisogna occuparsi sono tanti, e le decisioni da prendere necessitano un’analisi approfondita. Location, scaletta dell’incontro, supporti tecnici e visivi, eventuale catering e tanto altro ancora sono gli aspetti ai quali dovrai pensare. Se hai bisogno di una mano per ordinare le tue idee su cosa significhi organizzare un meeting, sei nel posto giusto!

meeting borracce

Come organizzare una conferenza?

1. Definire l’obiettivo della tua conferenza.
Può sembrare scontato, ma il motivo dell’incontro che stai organizzando deve essere chiaro poiché tu possa prendere decisioni coerenti con il tuo scopo. Che sia una riunione di lavoro, l’occasione per lanciare un nuovo prodotto, una presentazione di nuovi collaboratori: ogni finalità porterà a scegliere una location unica e adatta per i tuoi obiettivi.

2. Scelta della modalità d’incontro
Gli ultimi anni hanno portato una grande rivoluzione per quanto riguarda il mondo dei meeting. Con l’avvento del Covid-19 e la crescente impossibilità di far incontrare un numero considerevole di persone in uno stesso luogo, hanno guadagnato importanza le conferenze in modalità blended o totalmente online. In questo articolo ti aiuteremo a comprendere i grandi vantaggi di questi metodi d’incontro e come attuarli.

3. Chi invitare e dove svolgere il meeting
Capire il numero di persone che dovranno partecipare è fondamentale. In base a questo si potranno fare ulteriori valutazioni sulla modalità di partecipazione. Infatti, nel caso debbano incontrarsi tante persone provenienti da aree diverse, eventualmente anche dall’estero, una scelta d’incontro blended sarà sicuramente la più conveniente. Se il tuo evento o una parte di esso sarà in presenza, dovrai trovare la sala perfetta. Per riuscire in questo compito, fatti aiutare dalla nostra guida su come scegliere la sala giusta per il tuo evento. Dai poi un’occhiata più specifica alle caratteristiche delle 11 sale meeting presenti all’interno della struttura di Hotel Veronesi La Torre.

4. Definire un’agenda e assicurarsi il materiale necessario
È importante chiarire nei dettagli cosa avverrà durante l’incontro in modo che tutti i partecipanti siano allineati. In seguito, dovrai assicurarti che ogni strumento necessario sia a disposizione. In particolare, per incontri blended o online, come vedremo, sono necessari molti supporti tecnici.

Come organizzare un meeting ibrido?

Una volta compresi quali sono i punti principali da considerare per dare forma al tuo incontro, è importante vedere cosa cambia quando si parla di organizzare una conferenza in modalità blended. Innanzitutto, di cosa si tratta? Un evento ibrido è un tipo di evento che unisce la forma d’incontro tradizionale, con persone che si ritrovano fisicamente in un luogo, a una modalità online, con persone connesse in uno spazio virtuale. Solitamente i partecipanti non presenti fisicamente si connetteranno tramite piattaforme webinar e piattaforme meeting.

Quali sono i grandi vantaggi di questa modalità?

La crisi portata dalla recente pandemia ha mostrato come non sia così semplice riunire tante persone in un luogo. In questa modalità è possibile evitare di ritrovarsi in sale conferenze troppo affollate e coloro che non possono partecipare fisicamente per motivi di salute non dovranno rinunciare all’evento. Inoltre, la tradizionale organizzazione di eventi aziendali e meeting è sempre stata molto dispendiosa e la forma blended è un modo per sfruttare un importante taglio di costi. Infine, evitare lo spostamento di numerose persone è anche una scelta più consapevole da un punto di vista di sostenibilità ambientale.

Di seguito ti riportiamo i punti fondamentali a cui prestare attenzione per organizzare un evento blended:

1. Scegliere la location più adatta
La conferenza deve avvenire in un luogo che possieda tutti gli strumenti necessari per accogliere partecipanti in presenza e per garantire la partecipazione degli invitati in spazi virtuali. La nostra struttura dispone di tutti gli strumenti necessari ed è collocata in un luogo strategico e comodo da raggiungere, dotato di numerosi posti auto. Le 11 sale di meeting dal design ricercato unite ai nostri supporti tecnici all’avanguardia sono la combinazione perfetta.

2. Garantirsi la tecnologia giusta
È importante assicurarsi che l’evento sia supportato da una connessione ad Internet affidabile e veloce. Inoltre, sarà necessario utilizzare una piattaforma d’incontro che funzioni al meglio. Hotel Veronesi La Torre è pronto a rispondere ad ogni tua esigenza, offrendoti:

  • Una connessione wi-fi ad alta velocità presente in ogni sala
  • Supporto e assistenza tecnica dei nostri tecnici che ti aiuteranno ad allestire la sala
  • Un videoproiettore Epson EB-225OU, 5.000 Ansi Lumen e Schermo 220x 138, HDMI

Sappiamo quanto sia fondamentale evitare che un qualche disagio tecnico influenzi la riuscita del tuo evento. Ormai sono note le problematiche più comuni, come i partecipanti da remoto che non riescono a essere visibili o l’audio non abbastanza forte da raggiungere l’intera sala. Per evitare questi inconvenienti, il nostro staff penserà in anticipo a ogni dettaglio, prendendosi cura di ogni criticità per tempo e fornendoti tutte le informazioni necessarie. Verrai consigliato su come gestire i microfoni, dove posizionare la lavagna o altri ausili. Inoltre, pianificherai con il nostro personale come disporre differenti schermi in sala e potrai testare la condivisione degli schermi. Con noi potrai assicurati la migliore qualità del tuo meeting.

3. Sviluppare un incontro interattivo
Non trovarsi fisicamente nel luogo dell’evento rende più difficile mantenere alto il livello di attenzione. Nell’ideare le presentazioni del tuo evento è necessario fare in modo che ci sia un coinvolgimento attivo, sia dei partecipanti in presenza che di quelli online. Alcuni strumenti utili possono essere sondaggi, momenti di Q&A e slides interattive.

Una conferenza in modalità blended ti lascia la possibilità di usufruire di servizi personalizzati unici e originali. Hotel Veronesi La Torre propone infatti servizi di catering e banqueting per garantire la migliore esperienza possibile a chi prende parte alle conferenze. Dai un’occhiata alle nostre splendide sale per banqueting. Inoltre, puoi valutare i nostri servizi ‘post congress’, ideati per il team building e per rendere piacevole il tempo speso dopo la conferenza.

Come organizzare un meeting online?

Le considerazioni fatte per gli eventi ibridi sono valide in larga parte anche nel caso volessi organizzare un evento totalmente tenuto in uno spazio virtuale. I grandi vantaggi in termini di taglio dei costi e sostenibilità sono ancora maggiori con questa tipologia d’incontro. Le tecnologie offerte nelle nostre sale rimangono ideali per ospitare una persona, eventuale speaker o presentatore, che potrà collegarsi e interagire con i partecipanti all’incontro online.

Photo credits: “Stop and play srl”

Iniziative post congresso

Se volete rendere indimenticabile il vostro congresso, e se le tempistiche ve lo permettono, prendete in considerazione l’idea di coinvolgere i vostri ospiti in un’attività di gruppo. Un buon congresso non può non concludersi con delle indimenticabili attività post congresso!

 

Ora che conoscete tutti gli ingredienti per un congresso perfetto, non resta che scegliere la location giusta: Hotel Veronesi la Torre è ciò che fa per voi! Le nostre sale meeting hanno un design raffinato e sono dotate di tutti i supporti tecnici all’avanguardia, un’illuminazione naturale e tutti i comfort necessari per rendere il vostro un evento di successo che nessuno dimenticherà. Il tutto in una posizione strategica, a pochi passi dall’aeroporto di Verona!

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